Conditions générales d'utilisation


Présentation

TPS, ci-après le service, a pour objet de faciliter la dématérialisation des démarches administratives en proposant la création de téléservices par les autorités administratives.

Le présent document a pour objet de régler les relations entre les différents intervenants sur le service. Il fait l’objet de modalités d’utilisation et de ce cadre contractuel. Il est constitué comme suit :

  1. Conditions générales relatives aux administrations partenaires ;
  2. Conditions générales relatives aux usagers des démarches en ligne hébergées par le service ;
  3. Engagements communs de l’opérateur envers l’ensemble des utilisateurs du service ;
  4. Mentions légales.

Le service est développé et opéré par l’Incubateur de services numériques de la Direction interministérielle du numérique et du système d’information de l’Etat (DINSIC).

Toute utilisation du service est subordonnée à l'acceptation préalable et au respect intégral des présentes conditions générales d’utilisation (CGU).

Objet

Le service permet :

  • la dématérialisation de démarches administratives par les autorités administratives ;
  • l’instruction partagée, le recueil d’avis et le suivi des dossiers à traiter par les autorités administratives ;
  • le dialogue entre l’ensemble des utilisateurs du service autour d’une demande ;
  • la réalisation de démarches en ligne par les usagers, la faculté pour eux de partager la construction du dossier ;
  • l’accès à un tableau de bord des demandes engagées par l’usager.

L’utilisation de la plateforme est libre, facultative et gratuite.

Définitions

Les autorités administratives : entendues comme toute personne publique ou privée ayant une mission de service public.

Les téléservices : tout moyen permettant aux usagers de procéder par voie électronique à des démarches ou formalités administratives.

L’administrateur : c’est le compte d’une personne physique, représentant d’une autorité administrative, responsable de son organisation.

L’accompagnateur : c’est le compte d’une personne physique qui a obtenu une délégation par l’administrateur pour intervenir sur le traitement et l’instruction des dossiers d’une démarche en ligne.

L’invité : c’est le compte d’une personne physique, invitée par un accompagnateur, qui est chargée de formuler un avis sur un dossier. Il peut notamment s’agir d’une personnalité qualifiée, d’une personne chargée de donner une expertise ou d’un représentant d’une autre autorité administrative.

L’usager : c’est l’usager du service public, qui réalise une démarche en ligne.

L’opérateur : c’est l’Incubateur de services numériques qui développe et exploite le service.


1. Conditions générales relatives aux administrations partenaires

Cette section vise à organiser les relations entre les autorités administratives souhaitant bénéficier du service et l’opérateur.

La demande d’inscription au service emporte l’acceptation sans réserve, des présentes conditions d’utilisation. Le compte ouvert au nom d’une autorité administrative est appelé compte administrateur.

A. Inscription sur la plateforme et ouverture de l’accès au service

La demande d’inscription est réalisée par voie écrite. Elle est relative à une personne physique représentant une autorité administrative. Pour bénéficier d’un compte administrateur sur le service, il convient :

  • De représenter une personne morale titulaire d’une mission de service public ;
  • De proposer la dématérialisation d’une démarche réellement existante.

L’opérateur du service réalise une étude d’opportunité relative à l’ouverture d’un compte administrateur sur la plateforme ; elle porte notamment sur la pertinence du cas et du scénario d’usage.

L’autorité administrative souhaitant devenir partenaire reçoit une réponse sans délai. Dès validation de son inscription, les différentes fonctionnalités sont disponibles.

Les partenaires du service mettent en œuvre des démarches en ligne conformément aux dispositions du code des relations entre le public et l’administration, notamment les règles présentées aux livres premier et second relatives à la saisine par voie électronique, l’accusé réception électronique, l’échange d’informations entre administrations et la motivation des actes administratifs.

B. Fonctionnalités

Le titulaire du compte administrateur dispose alors des fonctionnalités suivantes :

  • créer des formulaires en ligne ;
  • déléguer et le cas échéant révoquer, des droits d’instruction à des agents habilités pour gérer un formulaire.
Création d’un formulaire en ligne

L’objet principal du service pour les administrations partenaires est de créer des formulaires en ligne, leur permettant notamment la saisine par voie électronique.

L’administrateur est responsable des formulaires ainsi créés. Ces derniers doivent être conformes au cadre juridique en vigueur et notamment :

  • la dématérialisation concerne des démarches ayant une existence juridique réelle ;
  • les informations récoltées sont celles strictement nécessaires à la réalisation de la démarche ;
  • si des dispositions particulières sont prévues, elles doivent être connues de l’usager ;
  • lorsque des informations sont échangées entre administrations, conformément aux articles L. 114-8 et suivants du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont strictement nécessaires à l’accomplissement de la démarche administrative concernée et l’usager en est informé ;
  • le cadre applicable en matière de saisine, de délais et de modalités de traitement est rappelé aux usagers, notamment si la démarche répond au principe juridique du « silence vaut acceptation » ;
  • toutes les demandes des usagers doivent faire l’objet d’un accusé réception ;
  • toute décision individuelle est motivée.

Le service n’est pas conçu pour la dématérialisation de tout type de démarche. Veuillez nous contacter préalablement pour des démarches nécessitant une autorisation de traitement notamment au sens des articles 25 et suivants de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

L’opérateur se réserve le droit d’amender, suspendre ou supprimer toute production qui méconnaîtrait les présentes modalités d’utilisation ou nuirait à l’image du service.

L’opérateur propose un accompagnement à la réalisation de ces formulaires dématérialisés.

Echanges de données entre administrations

Le service propose une interconnexion avec différentes sources de données permettant notamment d’obtenir des informations relatives à l’identité d’une personne morale, au géocodage d’adresse et un dispositif d’authentification des usagers.

En créant un formulaire utilisant ces fonctionnalités, l’administration partenaire consent à l’ensemble des conditions générales d’utilisation spécifiques du fournisseur. L’administration partenaire mandate alors L’opérateur pour obtenir l’accès aux services nécessaires et assurer l’interconnexion technique du formulaire.

Les sources de données disponibles sont notamment proposées par :

DINSIC
20 Avenue de Ségur
75007 Paris

FranceConnect

Base d’adresse nationale

API entreprise

Gestion des rôles
L’administrateur :

L’administrateur peut ouvrir l’accès au service à des tiers habilités sous sa seule responsabilité.

Il veille à ne fournir des accès qu’aux seules personnes juridiquement habilitées à connaître des informations traitées. Il veille également à ne pas partager, donner ou se faire voler son moyen d’identification au service.

L’administrateur est la seule personne susceptible de créer, archiver ou supprimer un formulaire en ligne ; il n’intervient pas dans l’instruction des demandes.

L’accompagnateur :

L’accompagnateur accède au service uniquement à l’initiative de l’administrateur. Il s’agit uniquement de personnes ayant le droit de connaître les éléments constitutifs de dossiers issus du formulaire.

Il est invité uniquement pour une procédure donnée, il s’agit généralement du service instructeur compétent de l’administration représentée.

L’accompagnateur peut :

  • Etre notifié des nouveaux dossiers déposés via le téléservice ;
  • Visualiser et télécharger les dossiers dans leur intégralité ;
  • Prendre en charge, instruire les demandes ouvertes ;
  • Envoyer un message à un usager ;
  • Faire intervenir des « invités » sur un dossier pour qu’ils formulent un avis sur l’instruction d’un dossier ;
  • Suivre l’évolution du dossier avec des indicateurs de statut ;
  • Télécharger l’historique des dossiers traités.
L’invité :

L’accompagnateur peut inviter des personnes physiques ayant un rôle d’expert ou de personnalité qualifiée afin qu’elles fournissent un avis technique sur un dossier spécifique ; ce sont les invités. Ils doivent être légalement habilités à connaître des informations auxquelles ils ont accès. Cette invitation est renouvelée à chaque dossier pour lequel un avis est sollicité. Ils accèdent au dossier sous la seule responsabilité de l'accompagnateur.

L’invité peut :

  • Visualiser tout ou partie du dossier ;
  • Envoyer un message à un usager ;
  • Formuler un avis sur une demande ouverte.
Téléchargement des dossiers déposés

L’opérateur propose, au choix de l’administrateur et de l’accompagnateur, l’accès aux dossiers instruits et aux données afférentes directement via le service ou par l’intermédiaire d’une API.

C. Données à caractère personnel et sécurité des systèmes d’information

L’autorité administrative partenaire est responsable des traitements opérés sur les données reçues dans le cadre du présent service et, à ce titre, respecte les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Elle s’engage à ne pas commercialiser les données reçues, à ne pas les communiquer à des tiers en dehors des cas prévus par la loi et à effectuer toutes formalités préalables obligatoires auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

L’administration partenaire s’engage à assurer la pleine information de l’usager sur les information ou données nécessaires pour l’accomplissement de sa démarche ainsi que celles qu’il se procure par l’intermédiaire du service, et à recueillir, le cas échéant, le consentement exprès de l’usager.

L’administration partenaire s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires.

Le traitement issu d’un formulaire peut être déclaré comme en conformité avec l’un des dispositifs suivant :

  • Arrêté du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale, les syndicats mixtes, les établissements publics locaux qui leur sont rattachés ainsi que les groupements d'intérêt public et les sociétés publiques locales dont ils sont membres de traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d'un ou de plusieurs téléservices de l'administration électronique ;
  • Décret n° 2016-685 du 27 mai 2016 autorisant les téléservices tendant à la mise en œuvre du droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique.

Le service a fait l’objet d’une analyse de risque et d’une homologation au sens de l’article 9 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives. Les administrations partenaires sont libres de réaliser une homologation propre du téléservice hébergée pour leur compte par l’opérateur et donc de déterminer le cas échéant des fonctions de sécurité spécifiques non supportées par le service.

L’opérateur se tient à la disposition du partenaire pour un accompagnement relatif aux modalités de déclaration de son traitement.

D. Suppression de compte

L’opérateur s’autorise à suspendre ou révoquer un compte administrateur et toutes les actions réalisées par ce biais, s’il estime que l’usage réalisé du service porte préjudice à son image ou ne correspond pas aux exigences de sécurité.


2. Conditions générales relatives aux usagers des démarches en ligne hébergées par le service

Ces conditions d’utilisation s’appliquent à l’ensemble des formulaires proposés par le service et s’imposent à tout usager, sauf conditions générales particulières directement attachées à la démarche.

L’utilisation du service est facultative et gratuite. Les usagers choisissent librement les formulaires hébergés auxquels ils souhaitent accéder.

A. Objet

Le présent service permet aux usagers des services publics de :

  • s’inscrire pour créer un compte usager ;
  • compléter et soumettre les formulaires accessibles depuis le service ;
  • accéder à une vision consolidée de l’ensemble des démarches qu’ils ont réalisées.

L’utilisation du service requiert une connexion internet et un navigateur récent. L'application affichera un message si le navigateur utilisé est trop ancien pour être compatible. En particulier, les versions d'Internet Explorer antérieures à la 10e ne sont pas compatibles.

Pour utiliser les formulaires hébergés, l’usager :

  • doit être majeur ;
  • doit réaliser la démarche en son nom propre. S’il intervient pour le compte d’une autre personne, il est mandaté ; chacune des parties concernées conserve les preuves matérielles de la réalisation du mandat.

Les données transmises au service par ses soins restent de la responsabilité de l’usager.

B. Fonctionnalités

Inscription sur la plateforme

Lors de l’inscription au service, l’usager choisit un identifiant (une adresse électronique valide) et un mot de passe. L’usager doit sécuriser et conserver son identifiant et son mot de passe qui sont utilisés pour tout accès à son compte personnel.

Le mot de passe doit être choisi par l’usager de façon qu’il ne puisse pas être deviné par un tiers. L’usager s’engage à en préserver la confidentialité. L’usager s’engage à avertir immédiatement l’opérateur du service de toute utilisation non autorisée de ces informations, L’opérateur ne pouvant être tenu pour responsable des dommages éventuellement causés par l’utilisation du mot de passe par une personne non autorisée.

L’opérateur se réserve le droit de résilier, sans préavis ni indemnité d’aucune sorte, tout compte faisant l’objet d’une utilisation illicite, frauduleuse ou contraire aux présentes CGU.

L’usager est libre de créer un compte en bénéficiant du dispositif FranceConnect; en l’utilisant, il consent aux conditions générales d’utilisation de ce service.

La création d’un compte usager permet dès validation de l’inscription de :

  • Remplir un formulaire et donc réaliser une démarche en ligne ;
  • Enregistrer un brouillon de démarche en ligne, en vue de compléter sa démarche ;
  • Discuter en ligne avec un accompagnateur ou un invité ;
  • Inviter un autre usager à accéder à son dossier.
Réalisation d’une démarche en ligne

L’usager remplit en ligne le formulaire et valide celui-ci en y joignant éventuellement les pièces nécessaires au traitement de son dossier. La confirmation et la transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci.

En utilisant le service, l’usager s’engage sur la véracité des informations transmises lors du dépôt de son dossier.

Pour des raisons techniques, l’usager ne peut joindre des documents dépassant la somme de 20 méga-octets par envoi. En cas de pièce justificative volumineuse, l’usager peut réitérer l’envoi de documents.

Pour des raisons de sécurité, l’ensemble des actions relatives à un dossier est enregistré en vue notamment d’horodater toute action et envoi. Ces éléments techniques recueillis par l’opérateur font office de preuve.

L’usager est informé par voie électronique, à l’adresse utilisée pour créer son compte, des différentes étapes de son dossier et notamment : l’accusé réception par le service instructeur, la demande d’information complémentaire et l’issue donnée à la demande.

L’usager s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du service, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, l’opérateur ou l’autorité administrative partenaire se réservent le droit de suspendre ou supprimer sa demande, sans préjudice d’éventuelles poursuites judiciaires.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Invitation d’autres usagers à intervenir sur un dossier

L’usager a la faculté de déléguer un accès à un tiers en vue de l’accompagner dans la complétion de sa formalité. Cette invitation se fait sous l’entière responsabilité de l’usager qui consent à donner accès à l’ensemble du dossier, y compris les données à caractère personnel le concernant qui y figurent. L’usager utilise cette fonctionnalité à son initiative uniquement. Cette invitation permet à l’invité de compléter la demande (ajout de pièce justificative, d’éléments écrits etc.). En aucun cas, l’invité ne pourra soumettre une demande au nom et pour le compte de l’usager.

Cette invitation est personnelle et ouverte sur la durée de vie du dossier (temps de dépôt et d’instruction). Elle est irrévocable.

Pour accéder au dossier, l’invité doit créer un compte usager, il est donc soumis aux présentes conditions générales d’utilisation.

Sur signalement, l’opérateur peut révoquer une invitation et se donne le droit de supprimer tout compte contrevenant aux présentes conditions générales d’utilisation.

Echanges avec les utilisateurs

Les discussions avec les autres usages, les accompagnateurs et les invités ont vocation à porter sur la démarche administrative proposée dans le cadre du téléservice.

Les usagers ne publient pas de messages de nature publicitaire ou promotionnelle, à caractère raciste ou diffamatoire, grossier ou injurieux, agressif ou violent.

Les représentants de l’administration partenaire, comme l’opérateur du service, se réservent notamment le droit de supprimer les contributions sans lien avec la démarche entamée, publiées aux fins d’entraver le bon fonctionnement de la plateforme, de publicité ou de promotion, de propagande ou de prosélytisme et toute contribution contrevenant au cadre juridique en vigueur.

Consultation du tableau de bord

L’usager obtient une référence de dossier unique qui lui permettra de suivre le traitement de son dossier. C’est l’objet du tableau de bord qui permet d’avoir une vision consolidée des démarches entamées (enregistrées comme des brouillons), des démarches déposées (en cours d’instruction) et des démarches réalisées (acceptées, refusées ou classées sans suite).

Accessibilité

Le service étant encore en développement, il n’a pas fait l’objet d’une déclaration de conformité RGAA (Référentiel général d'accessibilité pour les administrations) mais une démarche d’homologation sera engagée au début de l’année 2018.

C. Engagements et absences de garantie de l’opérateur

Le service permet la mise en relation d’une autorité administrative partenaire et d’un usager. En aucune manière, l’envoi d’un dossier via le service ne garantit l’acceptation d’une demande.

L’opérateur ne saurait être tenu responsable des contenus publiés par les administrations partenaires qu’il héberge ou les usagers. Dès qu’il a connaissance de contenus illicites, L’opérateur agit rapidement pour retirer ces données ou en rendre l'accès impossible. Tout utilisateur peut signaler tout contenu non conforme aux présentes conditions d’utilisation.

Ainsi, l’opérateur ne modère pas de contenus a priori, mais uniquement a posteriori.

L’opérateur s'efforce de garantir la disponibilité de la plateforme 99,5 % du temps. L’indisponibilité du service ne saurait ouvrir droit à aucune compensation quelle qu’en soit sa nature.

D. Vie privée

Cookies

Le site dépose des cookies de mesure d’audience (nombre de visites, pages consultées), respectant les conditions d’exemption du consentement de l’internaute définies par la recommandation « Cookies » de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL). Cela signifie, notamment, que ces cookies ne servent qu’à la production de statistiques anonymes et ne permettent pas de suivre la navigation de l’internaute sur d’autres sites.

Le site dépose également des cookies de navigation, aux fins strictement techniques, qui ne sont pas conservés. La consultation de la plateforme n’est pas affectée lorsque les utilisateurs utilisent des navigateurs désactivant les cookies.

Service tiers

Le service utilise Mailjet, un service français d’envoi d’emails. Ce service tiers est hébergé en France et dispose de ses propres modalités d’utilisation.

Données à caractère personnel

Pour réaliser les formalités nécessaires proposées par les administrations partenaires, l’usager transmet des données à caractère personnel que le service conserve. Par ailleurs, l’usager consent à l’accès de son dossier, et donc à ses données à caractère personnel, par les personnes habilitées, c’est-à-dire les accompagnateurs et les personnes qu’ils peuvent inviter en vue de statuer sur sa demande ; l’usager peut également donner accès à son dossier à un autre usager.

Conformément aux dispositions des articles L. 114-8 et suivants du code des relations entre le public et l’administration, les administrations échangent entre elles les informations strictement nécessaires à l’accomplissement de la démarche administrative.

Ces données sont conservées pendant trente six mois à compter de la clôture de la demande. Elles permettent l’instruction de la demande par l’administration partenaire et, à l’usager, d’accéder par exemple à toutes les procédures réalisées.

L’opérateur s’engage à ne jamais exploiter les informations transmises dans un but commercial ou publicitaire. De manière générale, le service n’accepte aucune forme de publicité.

L’opérateur s’engage à prendre toute mesure nécessaire pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations. Les données transmises sont chiffrées et hébergées dans des centres de données situés en Europe.

En application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition auprès de l’opérateur de la plateforme.

Pour résilier son inscription, l’utilisateur en fait la demande :

Par mail :

contact@demarches-publiques.fr

Par voie postale :

Incubateur des services numériques / DINSIC
20 Avenue Ségur
75007 Paris

Le service a été déclaré à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) sous le numéro : 1986658.

E. Suspension ou suppression d’un compte utilisateur

Nous nous réservons le droit de bloquer, sans information préalable ni compensation financière, les usages mettant en péril l'utilisation du logiciel par d'autres usagers. Cela nous permet d'anticiper d'éventuelles attaques par déni de service.


3. Engagements communs de l’opérateur envers l’ensemble des utilisateurs du service

L’opérateur prend envers l’ensemble des utilisateurs du service, les engagements suivants :

  • L’ouverture d’un compte administrateur aux seuls titulaires d’une mission de service public ;
  • La sécurisation du service, notamment en prenant toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies par l’usager ;
  • La gratuité du service.

L’opérateur met en œuvre et opère le service conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

A. Qualité de service

L’opérateur s'efforce de garantir la disponibilité de la plateforme 99,5 % du temps. L’indisponibilité du service ne saurait ouvrir droit à aucune compensation quelle qu’en soit sa nature.

L’opérateur se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, la plateforme pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

B. Données à caractère personnel

L’opérateur s’engage à mettre en œuvre toutes mesures appropriées, afin de protéger les données traitées dans le cadre du service et notamment celles prévues par l’ordonnance du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives et le décret n° 2010-112 du 2 février 2010 pris pour l'application des articles 9, 10 et 12 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005.

L’opérateur est responsable des informations traitées dans le cadre du service et, à ce titre, s’engage à respecter les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles relevant de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés. Ainsi, l’opérateur n’est pas responsable des informations traitées dans le cadre de chacun des formulaires hébergés.

C. Sécurité des systèmes d’information

L’opérateur s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver l’intégrité des données mises à disposition, et notamment empêcher qu’elles soient déformées ou endommagées.

L’opérateur s’engage à assurer le suivi et l’évaluation de l’utilisation du service, et à communiquer les résultats obtenus aux différents partenaires.

D. Responsabilités

L’opérateur se réserve la possibilité de retirer des commentaires et des formulaires hébergés par le service.

L’opérateur se réserve également la possibilité de supprimer le compte d’un utilisateur et de refuser que certaines personnes aient accès à la plateforme, en cas de violation des présentes règles d’utilisation.

Les coûts de fonctionnement du service sont pris en charge par la DINSIC.

E. Propriété intellectuelle

Il est rappelé que certains éléments présents sur le site sont couverts par des droits de propriété intellectuelle. C’est le cas des marques verbales, figuratives ou semi-figuratives (logos des administrations notamment) contenues sur ce site. Toute représentation desdits éléments est strictement interdite par les titulaires des droits.

L'atteinte portée au droit du propriétaire de la marque constitue une contrefaçon engageant la responsabilité civile de son auteur.

Le code source de la plateforme est libre et disponible à l’adresse suivante : https://github.com/sgmap/tps

F. Evolution des conditions d’utilisation

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au service, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire.


4. Mentions légales

Editeur

Incubateur de services numériques,
Direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l'État (DINSIC)
20 Avenue de Ségur
75007 PARIS

Directeur de la publication

Monsieur Henri Verdier, Directeur interministériel du numérique et du système d'information et de communication de l'État (DINSIC).

Prestataire d'hébergement

OVH
RCS Roubaix – Tourcoing 424 761 419 00045
Code APE 6202A
N° TVA : FR 22 424 761 419
Siège social : 2 rue Kellermann - 59100 Roubaix - France.

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